Dit privacy beleid heb ik geschreven om helderheid te geven over welke gegevens van je worden verzameld en hoe de gegevens worden verwerkt en met welk doeleinde. Ook wordt toegelicht wat mogelijkheden zijn als therapieklant of cursist en verplichtingen zijn voor mij als "behandelaar" op het gebied van beheer en verwerking van je gegevens. Alleen de informatie die nodig is voor het afnemen van een dienst, zoals een therapie sessie of deelname aan een cursus of workshop, zal worden geregistreerd. Hieronder vind je de uitleg over alle punten die betrekking hebben op het beheer van privacy gevoelige gegevens.
Indien je vragen hebt, kun je contact opnemen met Lotte Kaptijn van Praktijk Vrij Leven.
Als je behandelende therapeut heb ik als enige toegang tot de gegevens in je dossier en ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).
Privacy beleid
Algemeen
De praktijk is gevestigd en kantoorhoudend op de volgende locaties:
Jan ten Brinkstraat 73, 2522 HV Den Haag en John Lennonstraat 13, 6663 GR Lent, Nijmegen. Praktijk Vrij Leven gaat zo zorgvuldig mogelijk om met je persoonlijke gegevens en zal deze niet aan derden verkopen en/of verstrekken. We verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In deze Privacy Verklaring informeert Vrij Leven je over de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken en hoe je deze kunt wijzigen of daartegen in verzet kunt. Deze Privacy Verklaring heeft alleen betrekking op de diensten die door Vrij Leven worden aangeboden op www.praktijkvrijleven.nl.
Artikel 1 Uitleg persoonsgegevens en specifieke doelen voor de verwerking daarvan
a. Welke gegevens verzamelen we?
Wanneer je bent ingeschreven voor de nieuwsbrief, een sessie wilt ontvangen, een contact- of inschrijf formulier hebt ingevuld, je aanmeldt voor een workshop of cursus of andere aanvragen doet voor één van mijn producten en/of diensten, zal aan jou gevraagd worden je gegevens in te vullen. We verwerken alleen de gegevens die je zelf aan mij verstrekt en noodzakelijk zijn voor de af te nemen dienst.
b. Met welk doel gebruiken we de persoonsgegevens?
De gegevens worden verzameld en opgeslagen voor de volgende doeleinden:
Je naam en e-mailadres gebruik ik voor het verzenden van (commerciële) nieuwsbrieven (max. 8 keer per jaar) en retargeting voor Facebook advertenties. Ik doe dit alleen met de gegevens die ik verkregen heb als je je inschrijft voor mijn ‘Inspiratie, tips en laatste nieuws van Vrij Leven’, of als je tijdens de behandel intake aangeeft deze nieuwsbrief te willen ontvangen. Uiteraard worden niet de gegevens gebruikt die via ons contact-formulier of per e-mail zijn binnengekomen.
- Indien je nieuwsbrieven wilt ontvangen, sla ik je gegevens op in het e-mail systeem van MailChimp; bij inschrijving via de website krijg je een e-mail om je inschrijving nogmaals te bevestigen.
- Je naam, e-mailadres, adresgegevens, geboortedatum en telefoonnummer gebruik ik voor het intakeformulier, cliëntendossier en voor het versturen van facturen. De factuur kun je vervolgens declareren bij je zorgverzekeraar.
- Je naam, e-mailadres, adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer gebruik ik voor inschrijving voor een cursus of workshop en het deelname certificaat
- Je voor- en achternaam en e-mailadres die je invult bij het contactformulier, worden gebruikt om te antwoorden op de contactaanvraag. Bij het contactformulier wordt gevraagd of je akkoord gaat met het Privacy beleid. Indien je een massageafspraak maakt of deel neemt aan een cursus, worden je gegevens vast gelegd. In andere gevallen worden je gegevens verwijderd binnen 3 maanden.
c. Jouw gegevens op Vrij Leven
Wanneer je bent ingeschreven voor de nieuwsbrief, een contact- of inschrijfformulier hebt ingevuld of een aankoop hebt verricht en in de toekomst geen e-mail van ons wilt ontvangen, kun je ten alle tijde weer uitschrijven door middel van de link onderaan de e-mail of door contact met ons op te nemen.
Je e-mailadres wordt dan meteen uit ons bestand verwijderd en zal niet worden bewaard.
Je naam en e-mailadres dat je opgeeft als je je aanmeldt voor mijn nieuwsbrief wordt opgeslagen in mijn e-mailsysteem van MailChimp. Dit bedrijf is gevestigd in de Verenigde Staten van Amerika.
MailChimp voldoet aan de veilige-havenovereenkomsten van de VS met de EU en Zwitserland, waarop toezicht wordt gehouden door het Amerikaanse Ministerie van Handel. Deze heeft betrekking op het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonsgegevens uit de EU-lidstaten en Zwitserland. MailChimp garandeert dat zij zich houdt aan de beginselen van kennisgeving, keuze, verdere doorgifte, veiligheid, gegevensintegriteit, toegang en handhaving. De naleving van dit privacybeleid wordt regelmatig getoetst door TRUSTe. Meer informatie over het privacybeleid van MailChimp vind je hier.
Artikel 2. Privacy, rechten en vereisten cliëntendossier
2a. Aanleg dossier
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik, als je behandelend therapeut een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. Je dossier bevat aantekeningen van wat er tijdens een sessie aan bod komt, gegevens over je fysieke en emotionele gesteldheid, adviezen en oefeningen ed.. Ik doe mijn best om je privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat ik: zorgvuldig om ga met je persoonlijke gegevens en er voor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot je gegevens. Als je therapeut heb ik als enige toegang tot de gegevens in je dossier.
Ook worden in het dossier soms gegevens opgenomen die voor je behandeling noodzakelijk zijn en die ik, na toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener bijvoorbeeld bij de huisarts.
2b. gebruik van het dossier
De gegevens uit je dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
- Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
- Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
- Of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
- Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat ik of mijn administrateur, een factuur kan opstellen.
Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal ik je eerst informeren en expliciet om toestemming vragen.
Gegevens in het mailsysteem worden 2 jaar na je laatste behandeling verwijderd. Naam en telefoonnummer blijven 7 jaar bewaard i.v.m. bewaarplicht voor de belastingdienst. En cliëntendossier wordt 20 jaar bewaard. Zie hiervoor ook Artikel 7. Bewaartermijn.
2c. rechten van de klant m.b.t. het dossier
Vanuit de WGBO zijn ook rechten ingebouwd voor de klant. Je hebt altijd het recht jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens in te trekken, waarna ik je gegevens niet meer zal verwerken. Het intrekken van deze toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van mijn gegevensverklaring op basis van jouw toestemming, die plaatsvond vóór deze intrekking.
Je hebt ook recht op inzage in jouw persoonsgegevens en dossier. Als je wilt weten welke persoonsgegevens ik van jou verwerk dan kun je een schriftelijk inzageverzoek indienen.
Mochten jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kun je mij schriftelijk verzoeken om jouw gegevens te wijzigen of aan te vullen.
Daarnaast heb je een recht op het wissen van jouw persoonsgegevens, een recht op het beperken van de verwerking en een recht om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien heb je recht op het overdragen van, of het overdraagbaar maken van jouw gegevens. Ook hiervoor kun je een schriftelijk verzoek doen.
Ik zal je verzoek binnen 4 weken in behandeling nemen. Onder schriftelijk wordt ook verstaan per e-mail. Je kunt je verzoek aan mij e-mailen via praktijkvrijleven@gmail.com
Uitgebreide informatie hierover vind je op de website van autoriteitpersoonsgegevens.nl
Artikel 3. Beveiliging persoonsgegevens
Ik heb passende technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen, waaronder versleuteling van de website middels een SSL-certificaat en het opslaan van persoonlijke gegevens in een beschermde omgeving zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die ik verwerk.
Artikel 4. Bewaartermijn
Ik bewaar je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Wanneer jij je uitschrijft voor mijn e-mails, zullen je persoonsgegevens uiterlijk aan het eind van de desbetreffende maand uit het systeem worden verwijderd.
De gegevens in mijn boekhoudsysteem bewaar ik tenminste 7 jaar, onder andere om aan al mijn wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen 1 jaar na het verlopen van deze verplichting door mij verwijderd.
De gegevens voor het cliëntendossier bewaar ik ten minste 20 jaar.
De bovenstaande termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaan om de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.
Artikel 5. Aansprakelijkheid Praktijk Vrij Leven
Vrij Leven heeft geen zeggenschap over het eventuele gebruik door derden van uw persoonsgegevens. Deze Privacy Verklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Vrij Leven verwerkt ten behoeve van www.praktijkvrijleven.nl. Vrij Leven accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.